MOTTAK

Bud

1

Dagsenteret henter posten i "post i butikk på Jærhagen i butikken Coop Express" og bringe den til Klepp rådhus/dokumentsenteret innan kl. 11.00.

Dagsenteret henter posten på rådhuset kl. 13.00 og bringe den til "post i butikk på Jærhagen i butikken Coop Express".

Saksbehandlar

2

Personleg levert post: Dersom saksbehandlar mottek personleg levert post er det deira ansvar å levera denne til dokumentsenteret for registrering i arkivsystemet.

Alle

3

Telefax:Alle som mottek arkivverdig telefax er ansvarlege for å bringa denne til arkivet for registrering.

4

Epost som kjem til postmottak som er arkivverdig journalføre dokumentsenteret. Epost som kjem direkte til saksbehandlar som er arkivverdig arkiverer saksbehandlar sjølv via sidepanelet 360.

OPNING OG SORTERING (Tilbake)

Dokumentsenteret

5

Personleg adressert post, post til PPT, helsestasjon, barnevern, NAV, legges rett i hyllene deira. Viser det seg å vera sakspost blir retningslinjene som under personleg levert post fulgt. Personleg adressert post, post til virksomhetsområda Institusjonstenesta, Heimetenesta, Miljøtenesta, Barn og Helse og Inngangen med deira tilhøyrande avdelingar opnar dokumentsenteret.

Fullmakt til opning av personleg adressert post kan gjevast til dokumentsenteret.

6

Anbud. Ytre konvolutt stemplas og anbudet fordelast uopna til anbudsinnbydar. Etter opning skal anbudet tilbakeførast til dokumentsenteret for registrering.

7

All anna post blir opna.

8

Post tilhøyrande brukarar i helse og velferd blir levert til rett instans. Etaten har sjølv ansvar for stempling, registrering og oppfylgjing av dokumenta i eigne fagsystem.

Dokument som kjem til Klepp rådhus i papir som høyrer til Visma Sikker Sak, vil frå 02.01.23 bli skanna inn i Public 360 av dokumentsenteret til sak "Dokument sendt vidare - Visma Sikker Sak". Ein bruker organisasjonsnummeret til den enkelte skule som mottakar.

Dokument som kjem inn i Public 360 under uregistrerte dokumenter som høyrer til Visma Sikker Sak vil frå 02.01.23 bli lagt over til sak "Svarinn - dokument sendt vidare 2023 - Visma Sikker Sak. 

Dokument i barnemappe legg dokumentsenteret eller styrar inn i Public 360

9

Arkivuverdig materiale som reklame, aviser, tidsskrift, kurstilbod o.a. blir sortert direkte i hyllene.

10

Rekningar/faktura blir opna og levert direkte til økonomiavdelinga. Møteinnkallingar og protokollar blir lagt i posthyllene med nokre unntak.

Hastesaker. Kopi av dokument blir levert direkte til saksbehandlar dersom det er til ein bestemt saksbehandlar. Originalen følgjer vanleg postgang. Saksbehandlar kan kasta kopien når originalen er motteken.

11

Gradert post som skal beskyttast av sikkerhetsmessige grunnar, blir behandla etter til gjeldande regler for dette.

12

Feilsendt post blir returnert eller omadressert.

13

Verdipost eller post som inneheld pengar, sjekkar e.l., blir levert direkte til økonomiavdelinga.

REGISTRERING (Tilbake)

Dokumentsenteret

14

Påfører QR-kodar på alle dokument og skannar dei inn i arkivsystemet ESA.

15

Dokumentene registreres i ESA og får automatisk tildelt:

• arkivsak (saksnummer)
• dokumentnummer
• løpenummer
• avdeling
• seksjon
• saksbehandlar
• registreringsdato
• brevets dato
• avsendar med full adresse
• dokumenttittel
• eventuelt § heimel

16

A- rundskriv blir journalført i ESA etter gjeldane reglar. Andre rundskriv blir levert direkte til aktuell etat/avdeling.

Fullstendig postliste blir publisert på kommunens heimesider i PDF-A versjon. Dokument som er vurdert unntatt offentlegheit blir ikkje publisert.

GJENNOMSYN (Tilbake)

Dokumentsenteret

17

Dokumentsenteret tildelar dokumenta ein saksbehandlar og eventuelt heimel for unnateke offentlegheit.

Postjournalen blir gjennomgått og kvalitetssikra minst 2 gonger før den blir publisert på nett.

18

Saksbehandlar

19

Kontrollerar at det er rett saksbehandlar, endre viss nødvendig og vurdere om dokumentet skal vera unnateke offentlegheita.

20

Saksbehandlar er ansvarleg for å skjerma dokument med sensitive opplysningar under saksbehandlingsprosessen.

21

Den einskilde saksbehandlar har ansvar for å registrera all eigenprodusert korrespondanse, interne dokument og saksutgreiingar i rett sak i ESA.

UTGÅANDE POST (Tilbake)

Etat/saksbehandlar

22

Utgåande post blir sendt frå etaten. Dette gjeld både brev, møteinnkallingar, møtereferat osv.

23

Alle innkomande brev skal avskrivast med opplysningar om når og korleis behandlinga har skjedd.

24

Dersom saksbehandlar ynskjer ei ny saksmappe, må vedkomande ta kontakt med dokumentsenteret som oppretter ny sak og finn rett arkivkode.

UTLÅN (Tilbake)

Dokumentsenteret

25

Betjener arkivet og fører inn utlån i ESA.

Dersom utlånet gjeld ei mappe som er plassert fysisk i fjernarkivet blir heile boksen sett vekk på ei hylle og ilagt utlånskort. Vedlagt utlånsmappa legg dokumentsenteret med eit utlånskort til saksbehandlar med fylgjande tekst:

• Saksmappe frå fjernarkivet leverast tilbake til dokumentsenteret innan ein månad frå dags dato-
• Utlånt til:
• Utlevert dato:
• Tilbakelevert dato:

26

Mappa blir utlånt.

Saksbehandler

27

Tar kontakt personleg eller pr. telefon for utlån av mapper.

Dokumentsenteret

28

Mappa blir lagt i posthylla. Dersom det hastar blir det gitt beskjed om når mappa kan hentast.

Saksbehandler

29

Leverer utlånt mappe tilbake til dokumentsenteret snarast råd etter at ei sak er ferdigbehandla.

30

Dokumenta skal vere samla og utlånt mappe skal aldri delast. Samanblanding av utlånte mapper skal ikkje førekoma.

38

Dersom utlånt mappe blir levert til andre, skal arkivet ha beskjed slik at naudsynte registreringar kan gjerast.

ARKIVERING (Tilbake)

Dokumentsenteret

39

Ferdigbehandla saker/mapper blir kontrollert og sett med status A for avslutta i ESA. Alle journalpostar skal stå med status A og vera konvertert til PDF-A.

JOURNALUTSKRIFTER OG RESTANSELISTER (Tilbake)

Dokumentsenteret

40

Fullstendig brevjournal blei til og med 31.12.07 skreve ut og bunde inn for kvart år.

41

Offentleg postliste blir lagt ut på heimesida påfylgjande dag ca kl 10:00. Etterpå blir den arkivert i sak- og arkivsystemet.

42

Restanselister for eigne saker/dokument må kvar saksbehandlar sjølv køyra rapport på.