Avdelingane: NAV, barnevern, heimetenesta, miljøtenesta, psykisk helseteneste, fysio-/ergo tenesta, flyktningtenesta, institusjonar og helsestasjonen

Felles adresse - Klepp kommune, Postboks 25, 4358 Kleppe

OPNING, SORTERING M.M.

All post kjem til Klepp kommune og blir sortert og opna av dokumentsenteret - ferdig grovsortert ca kl 10:00.

Personleg levert post: Dersom saksbehandlar får personleg levert post, er det saksbehandlar sitt ansvar å levera det til dokumentsenteret for registrering i journalen. Dokumentet skal registrerast før det blir svara på.

Personleg adressert post leveras uopna til rette vedkomande. Viser det seg å vera sakspost, er det saksbehandlar sitt ansvar å levera det til dokumentsenteret for registrering og skanning.

Telefax: alle som mottar telefax som har opplysningar til ei sak er ansvarleg for å få levert den til registrering.

Registrering dokumentsenteret registrerer, og skannar med qr-kode alle inngåande dokument som skal inn i kommunen sitt sak/arkivsystem ESA. Postregistrering foregår fortløpande.

Klient/brukar post som høyrer til avdelingane sine fagsystem blir levert til etaten, dei er sjølv ansvarleg for stempling, registrering, skanning og oppfølging av dokumenta i fagsystma.

Gradert post: som skal skjermast av sikkerhetsmessige grunnar blir behandla etter gjeldande reglar for dette.

Arkivuverdig materiale som reklame, aviser og tidsskrifter blir sortert og lagt direkte i internhylla.

Frankering: post som skal frankerast og sendast ut må vera levert på rådhuset seinast kl 14:15.

Utlån av saksmapper: Ta kontakt med arkivtenesta.

Rutinar generelt

• Administrative vedtak for sosialkontoret, klientutvalet, heimetenesta, Sirkelen og Kleppheimen som er skrivne i omsorgsprogrammet på lausblad skal leverast til dokumentsenteret for innbinding. Det same gjeld for postjournalen.
• Brev/referat/notat som skal skrivast internt på tvers av etatane/avdelingane skal skrivast i ESA.
• Eventuell fysiske og elektroniske saksmapper skal vera identiske. Det er derfor viktig at all dokumentasjon som høyrer til sakene er registrert i ESA.