Ordning og deponering papirarkiv

 Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift) – kapittel 6 – Avlevering og overføring av analoge arkiv.

 Se også «Instruks for deponering av papirbasert arkiv ved IKA-Trøndelag iks», (ligger i arkivplanen).

Innhold:

1. Rensing
2. Saksarkiv og klientmapper
3. Protokoller
4. Kart, tegninger, foto
5. Arkivbokser
6. Systematisering av saksarkiv og klientmapper
7. Navneliste klientmapper
8. Systematisering av saksarkiv
9. Systematisering av protokoller
10. Deponeringsliste
11. Etiketter – merking av arkivstykker
12. Avlevering til internt arkiv i Malvik kommune
13. Deponering til IKA-Trøndelag

  1.     Rensing

• Rengjør for støv og smuss
• Materialer som skader arkivet må fjernes:
  • Metall, plast, lim, binders, plastomslag, plaststrips, post-it lapper (pga lim) gummistrikk, tape, rustne stifter, konvolutter (pga lim)
• Stifter som ikke er rustne er tillatt

• Ta kopi hvis det er informasjon som må tas vare på (f.eks fra post-it lapper)
• Fukt/mugg – slike dokumenter må pakkes i plast og sendes til spesialbehandling
• Fjern det som ikke hører til:
  • Kassasjon i hht regler på fagområdene
  • Rundskriv, tomme skjema, doble kopier mv

 2.     Saks- og klientmapper

• Alle dokumenter må legges i omslag/mapper (syrefrie) og påføres innhold som f.eks saksnummer, arkivkode, emne, årstall
• A3 ark holder ikke som mappe, men kan brukes som omslag i mappe. Påfør innhold på omslaget
• Ikke pakk boksene for fulle – arkivet skal kunne brukes. Og ikke for tomme heller, - vi betaler for mengden vi avleverer til IKA.

 3.     Protokoller

• Nye bestemmelser sier at møtebøker og journaler ikke skal bindes inn (Ika-Trøndelag)
• Løse ark/journaler legges i mapper som deretter legges i arkivbokser Påfør innhold på mappene
• Allerede innbundne protokoller legges i arkivbokser

 4.     Kart, tegninger, foto og stempel

• Kart og tegninger pakkes i papphylser med lokk
• Fotografier skal bli liggende der man finner dem – legges i syrefrie konvolutter 
• Film, disketter og minnepenner kan ikke IKA ta imot – må digitaliseres eller skrives ut på papir
• Stempler som hører til i kommunen hører til i arkivet! (Ikke «rett kopi» stempel)

 5.     Arkivbokser

• Arkivmaterialet skal legges i arkivbokser godkjent av Riksarkivaren. (Syrefrie, 9,5 cm brede, med flipp, uten hull)
• A4 eller folio (ekstra lange)

 6.     Systematisering av klientmapper

• Klientmapper som er satt bort i løpet av et visst tidsrom og er ordnet etter samme prinsipp utgjør en serie
• Alle klientmapper må ryddes av fagpersoner
• Mappene plasseres i arkivbokser
• Organiseres etter fødselsdato i følgende rekkefølge:

            1. Dag (eks: 01., 02. osv i stigende rekkefølge)

            2. Måned (eks 01., 02. osv i stigende rekkefølge)

            3. År – 2 siste siffer (eks: 69, 78, 99 i stigende rekkefølge)

Alle som er født den 1. kommer først i serien. Deretter de som er født den 2. osv

  7.     Navneliste klientmapper

• Navnelista skal inneholde fødselsdato og navn – bruk mal i arkivplanen (excel-mal)
• Navneliste for den aktuelle arkivboksen skal ligge fremst i hver enkelt arkivboks
• Komplett navneliste for hele serien

• Ett eksemplar i første arkivboks
• En kopi skal følge deponeringslista til intern avlevering og videre til deponering til IKA-Trøndelag

Eksempel:

 8.     Systematisering av saksarkiv

• Hvilket ordningsprinsipp har vært brukt her
• Ordningsprinsipp kan være

• Kronologisk
• Etter journalnummer
• Emneordning
• Arkivnøkler (NHF, NKS, K-koder)

• En serie bør inneholde saksarkiv fra samme periode, som er satt bort samtidig
• Arkivet skal ikke «gjøres om» etter nyere nøkler

 9.     Systematisering av protokoller

• Protokoller utgjør en serie hvis de kronologisk følger på hverandre. Dvs at den neste protokollen påbegynnes fordi den forrige er skrevet ut

 10.  Deponeringsliste

• Hver arkivserie skal ha deponeringsliste - bruk mal i arkivplanen (excel-mal)
• Alle arkivstykker (protokoll/arkivboks) skal føres i riktig (kronologisk) rekkefølge innenfor en serie
• Hvert arkivstykke skal ha eget løpenummer i deponeringslista og på arkivboksen

Eksempel:

 11.  Etiketter – merking av arkivstykker

• Bruk malene i arkivplanen
• Det må minimum stå kommunenavn, arkivskaper, arkivserie og løpenummer
• Skriv ut etiketter men ikke lim dem på. Festes med tape i øvre kant (IKA-Trøndelag setter på nye etiketter ved mottak og det skaper problemer hvis vi har limt på våre først)

 12.  Overføring til internt depot i Malvik kommune

• Avtal/avklar med arkivleder/arkivet om rydding, ordning og avlevering
  • Viktig at rydding/avlevering blir utført riktig helt fra starten
• Arkivleder/arkiv kvalitetssikrer at rydding, lister, med videre er riktig ved mottak
• Overføringen registreres i Elements
• Oppdater arkivplanen

 13.  Deponering til IKA-Trøndelag

• Arkivet er ansvarlig for depnering til IKA
• Deponeringen avtales med IKA
• Oppgi arkivskaper, arkivserie og antall hyllemeter
• Materialet pakkes i flytteesker, nummereres og merkes. Oversikten sendes IKA. IKA har utlån av flytteesker
• Deponeringen registreres i Elements
• Oppdater arkivplanen
• IKA går igjennom avlevert materiale og gir tilbakemelding på om det er godkjent