8 PERSONALSAKER

• Nye tilsettmapper etter 01.01.08 vert oppretta som elektroniske mapper. 
• Tilsettmapper oppretta før 01.01.08 vert ”blandingsmapper”, d.v.s. vi har dei gamle mappene med det innhaldet som ligg i dei t.o.m. 31.12.07. Dokument som vert registrert etter det skal vera elektroniske. I merknadsfeltet for saksmappa skal det noterast: Elektroniske dokument frå 01.01.08.
• Når ein sluttar vert mappa avslutta og sett til fjernarkiv arkivert alfabetisk med periodar på 2 år som i dag.
• Tilsettmappa er kalt: Tilsett - på første linje i sakstittel, i andre linje ligg namn og fødselsnummer på den tilsette. Dette blir skjerma med offentleglova §23.
• Tilsettmappe blir oppretta ved fast tilsetjing eller vikariat utover 6 månader.(avsluttet praksis 01.01.16)
• Frå 01.01.16 skal alle tilsette ha mappe uavhengig av lengde på tilsetting.

I tilsettmappa vert følgjande dokument registrert elektronisk:

• Når ein person har takka ja til stilling vert tilsetjingsbrevet + ansiennitetsutrekninga (skrive i saksmappa for stillinga) skanna inn i personalmappa. Ansiennitetsutrekninga vert lagt som vedlegg til tilsetjingsbrevet.
• Attestar og vitnemål vert og skanna inn i mappa som vedlegg til tilsetjingsbrevet. (Vi treng ikkje sjølve søknaden – den blir liggjande i saksmappa).
• NB! Vi treng ikkje leggja kopi av møteboka i tilsetjingsutvalet, tilsetjingssaka. Vi skriv saksnr. og dato i tilsetjingsbrevet.
• Endringar i stillingsstorleik, møtereferat, oppfølging av sjukefråvær, fødselspermisjonar, permisjonar med og utan lønn, oppseiing, tenestebevis m.m.
• Velkommenbrev, vedlagt personalreglement, forsikringshefte og mål for personalpolitikken, skal skrivast til alle som får fast stilling og vikariat over 6 månader.

Ein del skjema må liggja som mal og verta registrerte som interne/inngåande dokument:

• Autorisasjonsskjema for tilgang til IT-systema.
• Meldingar om endring i lønns- og stillingsspørsmål.
• Permisjonssøknader (utanom dei som avd. leiar kan avgjera) og svar.
• Lønnsendringar i forbindelse med lokale forhandlingar som gir personlege variasjonar: Dok. må skannast i mappa til den enkelte. Lønnsendring som gjeld grupper med ”lik” lønn treng ikkje skannast.
• Gåve når ein sluttar vert skrive i personmappa m/sekundærkode 455.
• Skademeldingar (original til arkivet - skal registrerast og skannast) og svarbrev skrivast.
• Andre brev som ein reknar med er viktige for ”historikken” til den enkelte.
• Sluttbrev/sluttattest. NB Hugs å skriva dette til vikarar med elektronisk kopi til arkivet.

Politiattest og skjema for taushetserklæring skal ikkje liggja i personmappa, det blir registrert i Unique Ansatt. Papirversjon kan makulerast etter ei viss tid. Kvar etat/avdeling lagar ein eigen rutine for dette.