Desse punkta må sjåast i samanheng med kommunen sin overordna post- og ekspedisjonsrutine og kortversjone av denne.

• Klientpost skal registrerast i fagsystemet Visma Familia og fangast opp og arkiverast i Visma Samhandling Arkiv.
• Bekymringsmeldingar skal alltid registrerast på fagansvarleg/saksbehandlar uansett om barnet alt er registrert i Familia eller ikkje. Merkantil tilsett sørgjer i tillegg for å senda e-post til meldingsansvarleg om motteke melding og journalnummer for at meldinga skal bli gått igjennom på meldingsmøte. Ved bekymringsmelding på nytt barn skal merkantil først sjekka folkeregister for bustadadresse før dei lager ny mappe på barnet.
• MERK! Sjøl ved klart ubegrunna meldingar så skal meldingane bevarast.
• Avtalar (fosterheim, besøksheim, støttekontaktar, tilsynsførar)- utgåande avtalar skal lagast i ”engasjement” fana
• Avtalar (fosterheim, besøksheim, støttekontaktar, tilsynsførar)- inngående/ underskrevet skal i ESA
• Oppseiingar av inngåtte avtalar skal i ESA
• Attestar til engasjerte skal i ESA
• Brev til lønningskontoret om endringar i lønn skal i ESA
• Søknad til Bufetat om tilskot skal skrivast i fagsystemet i tilknytning til barnet. Huskinternt!
• Svar frå Bufetat om tilskot skal og i fagsystemet og knyttast til klient - Husk internt!
• Tilskotskrav til Bufetat; interne rutinar
• Avtalar, Trepartavtalar (td. med Bufetat, Smart Val AS, Trygg Base AS m.m.) skal i ESA.
• Anmodning om godkjenning av fosterheim frå andre kommunar- eigen gul papirmappe i arkiv. Ingen registrering, kun datostempling

Inngåande post

• Det er merkantil tilsett som registrerer motteken post
• All post i saker vil koma opp på den einskilde saksbehandlar si huskeliste
• Dokument blir oppbevart i papirformat i 12 mnd. før dei blir makulert. Ein arkivboks for kvar månad.
• Det er barnevernet sjølv som syter for makuleringa

 Post/ dokumenter som er "inndratt innsyn" i fagsystemet Familia

• Dokument som inneheld opplysningar om den andre part jf. forvaltningslova § 19 1.ledd bokstav c og 2.ledd bokstav a og b skal merkast med ”inndratt innsyn”.
• Når eit dokument blir merka med ”inndratt innsyn” må saksbehandlar skriva eit vedtak som begrunner kvifor dokumentet er unndratt.

Elektronisk arkivering ved avsluttet sak

• Ved avslutning av sak sjekker saksbehandlar at den elektroniske mappa er ferdigstilt, at det ikkje står nokon åpne dokument. Alle tiltak skal vera avslutta og alle utbet.planar og engasjement skal være stoppa
• Ein tar bort haka for aktiv i klientbildet i fagsystemet og set dato for avslutning

SKANNING

• Ved skanning av dokument som angår fleire søsken - skann inn dokumentet, gå inn i Familia på barnet sin postjournal, finn dokumentet, kopier til søsken. Er nokon av barna inaktive må ein skanne inn dokumentet til begge barna.