Import fra outlook:
Merk aktuell henvendelse i innboksen, velg tillegg, trykk Eksporter til ephorte.
Skriv inn saksnummer og trykk enter.
Har man ikke saksnummer kan man søke opp saken ved å trykke på forstørrelsesglasset og skrive inn litt av tittel samt *
Hvis det ikke er et inngående dokument må dokumenttypen endres.
Er vedlegget det egentlige hoveddokumentet må dette velges som hoveddokument hukk da av for Legg inn mailtekst som vedlegg. Trykk så importer.
Har man ingen sak som mailen kan importeres i må det først opprettes ny sak.
Opprettelse av ny sak:
Ny sak startes ved å trykke på fana ny sak øverst.
Skriv inn sakstittel. Gjelder saken et gårds- og bruksnummer skal dette være med i sakstittelen. (Eks. Søknad om tiltak uten ansvarsrett gnr. 42/23) Er det en landbrukssak skal Kommunenavn også være med i tittel.
Husk å sette på tilgangskode dersom saken skal være unntatt offentlighet. Velg da aktuell kode UO, A, BS, E, P
Gjelder saken f.eks. byggesak skal mappetypen byggesak velges, ansettelsessak velges ,mappetype ansettelsessak etc. Sett på ordningsverdi. Husk å endre til rett arkivdel.
Gnr/bnr Saker skal i arkivdelene GBNR 2 eller LANDBRUK 2, elevmapper i ELEV 2, barnehagebarn i BARN 2, ansattmapper i PERS 2
Import av stillinger og søknader:
Velg Importsentraler
Velg henholdsvis Stillinger eller Elektroniske skjema.
Åpne pdf-dokumentet å sjekk hva det gjelder. Velg importer – bruk forstørrelsesglasset og søk opp riktig sak. Rett ev. tittel. Trykk importer.
Gå tilbake til importsentralen og slett dokumentet og forsett med neste.
Scanning av dokumenter: Sjekk om det finnes sak i ephorte fra tidligere. Er det tilfelle skriv på aktuelt saksnummer og legg på skilleark Hoveddokument. Har dokumentet vedlegg skilles disse ut med skilleark Vedlegg
Er det ikke tidligere sak må ny sak opprettes.
Start scannemaskinen og velg PixEdit. Scann alle dokumenter til A, B eller C. På egen maskin velges nå Importsentraler
Velg aktuell sentral - A, B eller C
Importer dokumentene som inngående, utgående eller x en av gangen og slett på importsiden etter hvert.
