Elektronisk arkiv

Når en sak er ferdigbehandlet skal saksansvarlig sørge for at alle dokumenter er markert som ferdigstilt (status F) og sette status F på mappenivå. Arkivtjenesten kontrollerer journalføringene i saken, avskriver dokumenter som ikke er avskrevet og registrerer eventuelt kassasjonsår for saken.

Papirarkiv

Når en sak er ferdigbehandlet, skal arkivmappen renses, og konsept, kladder, dubletter, arbeidsnotat o.l. skal fjernes fra mappen. Saksbehandler er ansvarlig for dette. Saksbehandler er også ansvarlig for at alle saksdokumenter er på plass før saken blir arkivlagt. Arkivtjenesten kontrollerer at alle saksdokumenter er på plass før saken blir arkivlagt.

Dersom arkivtjenesten mottar en mappe for arkivlegging som ikke er renset og arkivbegrenset, kan denne returneres til saksbehandleren.

Når saksmappen er renset og arkivbegrenset, sendes den til arkivtjenesten for arkivlegging.

Arkivtjenesten registrerer i systemet at saken er avsluttet, avskriver dokumenter som ikke er avskrevet og registrerer eventuelt kassasjonsår for saken. Med unntak av avskrivningsfunksjonen , skal kun arkivpersonalet ha tilgang til disse funksjonene i systemet.