Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette innebærer å etablere en depottjeneste for eldre og avsluttede arkiver, både papirbaserte og elektroniske. Depottjenesten er ansvarlig for å holde oversikt og kontroll med avlevert materiale og for behandling av søknader om innsyn i eldre og avsluttede arkiver.

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) har fått oppgaven som depot for kommunens eldre og avsluttede arkiv. Kommunen har fortsatt eiendomsretten til det avleverte materialet, mens IKAVA er ansvarlig for ordning, katalogisering, vedlikehold og ekspedisjoner fra de avleverte arkivene. Depotordningen vil reguleres av en egen avtale mellom kommunen og IKAVA. Retningslinjer for avlevering til arkivdepot finnes her Avleveringsbestemmelser depot

De mest sensitive personregistrene skal avleveres til IKAVA normalt senest 10 år etter at de har gått ut av bruk. Det avleverte materialet skal være renset og arkivbegrenset. Det skal også være listeført, slik at det går fram hvilke personer materialet omfatter. For nærmere regler for avlevering av personregister, se:

Avlevering av personregistre