Postmottak

Sentralt postmottak: Servicekontoret. Her mottas all post til de ulike enhetene bortsett fra:

• Legekontor
• Pleie og omsorg (kontor sykehjem)
• Skole
• Barnehagene

Disse mottar post direkte.

Alle brev åpnes (bortsett fra brev merket helsesøster eller helsestasjon, lege/legekontor, brev til psykiatrisk sykepleier) og legges i aktuelle posthyller.

Brev som skal journalføres scannes som inngående brev til aktuell saksbehandler(e) på riktig saksmappe. Hvis det ikke finnes en passende saksmappe opprettes en ny av arkivet og tildeles riktig arkivkode, eventuell tilgangskode og hjemmel.

 Originaler som skal unntas offentlighet makuleres etter scanning. Øvrige brev/dokumenter kastes.

Epost

Arkivverdig epost til postmottakets epost post@halsa.kommune.no blir åpnet og importert til ePhorte etter gjeldende rutiner. Epost som er journalført legges i innboksmappen «førte dokumenter». Disse epostene slettes automatisk etter ett år.   

Høringer

Høringer som mottas hos postmottak journalføres i en egen mappe (Høringer XXXX (årstall)) på aktuell saksbehandler.  Saksbehandler tar ansvar for at høringen blir journalført i egen saksmappe i de tilfeller der disse besvares.