Hovedregel om offentlighet
Hovedregelen er at alle saksdokumenter kommunen sender og mottar er offentlige. Dette følger av Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg virksomhet (offentlighetsloven), § 3.
Innbyggeren har rett til å kreve innsyn i offentlige dokumenter, journaler og lignende registre. Er innbyggeren i tillegg par i en sak har hun/han utvidet innsynsrett. Alle saksdokumenter i kommunen er offentlige hvis det ikke er gjort unntak som er hjemlet i lov. Selv om et dokument kan unntas fra offentlighet, skal kommunen vurdere om dokumentet likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis.
Innsyn
Innbyggeren kan søke om innsyn i dokumenter via skjema på hjemmesiden, på epost, eller ved å ta direkte kontakt med kommunen. Krav om innsyn skal avgjøres så raskt som mulig. Det betyr vanligvis samme dag eller innen 1-3 arbeidsdager. Hvis vedkommende ikke har fått svar innen fem dager, er det å betrakte som avslag på begjæring om innsyn, og vedkommende kan rette en skriftlig klage til kommunen. Hvis krav om innsyn blir avslått, skal kommunen vise til den bestemmelsen som er grunnlaget for avslaget. Kommunen skal også opplyse om klageadgangen og klagefristen. Den som har fått avslag kan innen 3 uker kreve å få en begrunnelse på avslaget. Skjema for klage finnes også på kommunens hjemmeside. Innbyggeren skal henvises til å bruke dette skjemaet ved klage.
I Halsa kommune er det ikke tilrettelagt for direkte tilgang til det fysiske arkivet for publikum. Ønsker noen innsyn i arkivet, fremmes først en henvendelse til kommunen. Post/arkiv- personalet sjekker om vi har noe i forhold til henvendelsen. Har vi det, vil vi stille et rom til disposisjon slik at vedkommende kan få se arkivmaterialet der. Servicekontoret ordner med eventuell kopi. I de tilfeller det er bedt om innsyn i personmapper (f.eks. elevmappe, legejournal, barnevern m.m.) kontaktes riktig fagperson i kommunen/vertskommune før det gis tilgang. I mange tilfeller bør vedkommende få tilbudet om å ha fagpersonell sammen med seg når de ser gjennom slike mapper.
Postlisten
Halsa kommune har postlisten publisert på hjemmesiden. Her kan innbyggeren se på dokumenter sendt til eller fra kommunen, med mindre det er taushetsbelagte dokumenter. Dokumenter som ikke skal skjermes vil kunne leses på kommunens postliste i fulltekst. Dette gjelder alle dokumenter som er journalført fra og med 15.08.2012, og som ikke er unntatt offentlighet. Postjournalen har 3 dagers forsinkelse fra journalføringsdato.
