Innsyn i kommunalt arkivmateriale - presse/publikum

Henvendelser til postmottak vedr. innsyn.
Alle innsynsbegjæringer registreres i arkivsystemet ESA, og blir besvart fortløpende av saksbehandler.

Arkivtjenesten bistår saksbehandler i denne prossessen i forhold til henvisning til lover, saker, innsynsrett, part i sak osv.

Kravspesifikasjon for innsyn:

Hva ønskes det innsyn i:
Arkivskaper, innhold - hva som ønskes å få opplyst, navn, evt. navneendringer, f.nr, tidligere adresse(r), evt. foreldres navn og årstall.

Navn på institusjon og/eller person som bestiller:
Navn, adresse, tlf.nr, e-post adresse.

Innsyn i personsaker
 Ønskes det innsyn i personopplysninger må legitimasjon forevises. Dersom advokat eller annen fullmektig henvender seg til oss forlanges også signert fullmakt.
 Det er viktig å oppgi alle tilgjengelige opplysninger som kan lette framfinningsarbeidet.
 Selve innsynet kan skje enten hos sentralt arkiv, den instansen som har produsert arkivmaterialet, IKA Trøndelag eller hos oppnevnt fullmektig eller advokat.
Dokumenter kan også sendes pr.post.

Frister
Dokumenter som kan offentliggjøres skal være hos journalisten (eller den som ønsker innsyn) så snart som mulig, og senest tre dager etter at henvendelsen er mottatt.

HUSK AT HOVEDREGELEN ER AT DOKUMENTER ER OFFENTLIGE

(Off.loven § 2)Parter i en sak vil dessuten ha utvidet rett til innsyn med hjemmel i Forvaltningsloven.

Eksempler på noen vanlige årsaker til å unnta dokument fra offentlighet:

Offentlighetslovens § 5a - (skal-bestemmelse):
 Taushetsbelagte opplysninger - er den vanligste årsaken til at dokumenter (eller deler av det) unntas offentlighet. Her er det et direkte forbud mot offentliggjøring. Når dokumenter unntas med hjemmel i offentlighetsl. § 5a, skal det alltid vises til hjemmelen for den lovbestemte taushetsplikten. Eks. "U.off., off.l. § 5a, jfr. forvaltn.l. § 13". Andre bestemmelser der det er lovbestemt taushetsplikt er f.eks. Sosialtjenestel. § 8-8, Barnevernl. § 6-7, Helsepersonell. § 21.
Husk: Det er bare de taushetsbelagte opplysningene som skal unntas, resten av dokumentet kan være offentlig (på nærmere angitte vilkår, se bestemmelsens 2. ledd).

Offentlighetslovens §5 - (kan-bestemmelse):
a) Arbeidsdokument - etter § 5, første ledd vil dokumenter som et forvaltningsorgan har utarbeidet for sin interne saksforberedelse kunne unntas. Eks. notater, forslag til innstilling, kommentarer om enkeltpunkter utarbeidet som hjelp til den som skal treffe avgjørelsen

b) Intern saksforberedelse , etter § 5, andre ledd kan dokumenter for den interne saksforberedelse unntas offentlighet når de er utarbeidet av et underordnet organ for det overordnede organs saksforberedelse. Dette kan også gjelde uttalelser innhentet utenfra, fra rådgivere eller særlige sakkyndige.

Innstillinger fra administrasjonen til et folkevalgt organ er i utgangspunktet ikke omfattet.

Offentlighetslovens § 6- (kan-bestemmelse) Unntak på grunn av dokumentets innhold :
 Bestemmelsen ramser opp ulike typer dokument som kan unntas fra offentlighet. For alle disse gjelder at det kreves en konkret vurdering fra vår side i det enkelte tilfelle.
 De mest aktuelle for oss er dokumenter som gir opplysninger om:
 Nr. 2 a - av hensyn til kommunens økonomi-, lønns- eller personalforvaltning.
 Nr. 2 b - av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av økonomiske rammeavtaler med næringslivet.
 Nr. 4 - ansettelse eller forfremmelse i off. tjeneste. Dette gjelder likevel ikke søkerlisten.
Nr. 5 - anmeldelse/rapport om lovovertredelse.

Husk: Prinsippet om meroffentlighet i off.l. § 2, 3.ledd:
Når det gjelder kan-bestemmelsene er vi forpliktet til alltid å vurdere om dokumentet likevel bør gjøres kjent, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas offentlighet.
 
 

Saksbehandler plikter

Saksbehandler har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase og er ansvarlig for at dokumenter han/hun arbeider med blir arkivlagt.
All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkiv-system

Saksbehandler skal derfor:
kontrollere at mottatte brev er stemplet og registrert i arkivet. Dette gjelder også telefaks og e-post. Det er ikke anledning til å starte saksbehandling på brev som ikke er stemplet og journalført.
ha ansvaret for at brev som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert til arkivet for stempling og journalføring.
journalføre egne utgående brev, interne notat, møteinnkallinger, møtereferat og saksframlegg..
ha ansvar for oppfølging av OBS-dato.
ha ansvar for at materiale de låner ut fra arkivet blir registrert, og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Saksbehandler kan ikke låne arkivmateriale videre til andre uten at dette blir registrert. Utlånsfristen er normalt 4 uker. Når det er behov for å låne en sak over lengre tid, skal arkivet få melding om dette.
 

 
Arkivering av saksdokumentasjon
Dokumentene i en sak skal arkiveres samlet i en mappe enten i saksarkiv eller spesialarkiv.
Snillfjord kommune har et sentralisert saksarkiv, som skal dokumentere saksbehandling og oppfølging av administrative og politiske vedtak i kommunen. Alle saker skal arkiveres i det sentrale saksarkivet, bortsett fra rutinemessige saker som gjelder betaling av skatt og kommunale avgifter.
Saker som gjelder eiendommer skal arkiveres i egne serier etter gårds- og bruksnummer. Dette gjelder byggesaker, fradelingssaker, saker etter jordlov og odelslov og andre landbrukssaker.
Personalsaker som har varige følger for tilsettings-, lønns- og pensjonsforhold skal arkiveres i personalarkivet.
Når saker om elever, klienter o.l. blir lagt frem på møtet i folkevalgte organ, skal de ifølge Datatilsynets konsesjoner legges frem på møtet i anonymisert form.
Innkalling, møteprotokoll og møtebok skal følge fastsatt mal i ESAK
Møteprotokollen skal påføres originale underskrifter og arkiveres sammen med innkalling og møtebok.
Det skal lages særutskrift etter hvert møte som som legges på den enkelte sak.

I forbindelse med kommunereformen, må de kommunene som Snillfjord skal slå seg sammen med, be om innsyn ved overføring av dokumenter fra oss. For eksempel skole, barnehage, personal, helse osv. Disse innsynsbegjæringene behandles av postmottak etter samtykke fra elev, pasient, ansatt osv. Dette gjelder også ved vertskommuneavtaler.