Arkivplan for Snillfjord kommune

Arkivplanen dokumenterer arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan dette skal forvaltes i Snillfjord kommune. Personer som forvalter arkivet skal arbeide etter følgende målsettingen:

Arkivplanen gir retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Snillfjord kommune. Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene.

Arkivplanen skal bidra til at Snillfjord kommune ivaretar sitt arkivansvar etter arkivloven §6 "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid"

• Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn.
• Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring.
• Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.

Oppdatering av arkivplanen

Oppdatering av arkivplanen skal skje når:

* en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel

* det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel

* en kommunal enhet tar i bruk nytt datasystem for lagring av informasjon

* når en kommunal enhet blir lagt ned eller opprettet

* styrer/utvalg blir lagt ned eller opprettet

* vesentlige endringer i kommunens delegasjonsreglement

* kommunale oppgaver blir overført til enheter utenfor kommuen

* når nye elektroniske systemer tas i bruk

Arkivansvarlig skal ha melding om alle endringer med de følger dette får for arkivet i god tid før de blir satt i verk og har rett til å uttale seg om de følgene de kan få for arkivet.

Rådmannen har arkivansvaret.

I kommunen er det rådmannen som har arkivansvaret og vedkommende godkjenner den til enhver tid gjeldende arkivplan for virksomheten.

Godkjennelsen går ut på at rådmannen eller dens stedfortreder har sett og satt seg inn i hva arkivplanen er.

Kommunereform

Snillfjord kommune skal som kjent fra 01.01.2020 deles i 3 og slås sammen med Orkland, Heim og Hitra.

Det er inngått vertskommuneavtaler for deler av Snillfjord kommunens virksomheten. Dette gjelder i første omgang Helsestasjon, Ven oppvekstsenter og Bolig Sunde.

Snillfjord kommunes arkiv skal i sin helhet, både papir og elektronisk avleveres til IKA Trøndelag i forbindelse med kommunesammenslåingen. Etter samtale med IKA Trøndelag vil det ikke bli tatt uttrekk fra elektroniske databaser, men hele databaser vil bli deponert. Dette på grunn av kapasitetsproblemer hos depoet.

I forbindelse med kommunereformen vil ikke arkivplanen bli periodisert i 2019, men den vil gå til 2020.

Arkivplanen arkiveres i kommunens sak/arkivsystem ved periodisering og ved store oppdateringer.