Arkivorganisering

Snillfjord kommune har et sentralt arkiv, lokalisert ved rådhuset på Krokstadøra. Pr. oktober 2018 er 41 hl + digitale deponeringer er levert til Arkivdepot ved Ika Trøndelag på Dora i Trondheim.

Snillfjord kommune ferdigstilte våren 2014 nye papir-arkivlokaler i kjelleren på rådhuset. Disse ble tatt i bruk i september 2014.

Det vil i den forbindelse også bli ryddet og utført evt. kassasjon (fjerning av "gullapper", binders, reklame osv.) av det arkivet som skal flyttes.

Arkivet er inndelt i forskjellige avdelinger/soner. Eks. skole, personal, landbruk osv....

Snillfjord kommune har elektronisk arkiv som hovedarkiv, men eldre arkiver er i papir. Dette gjelder også fagsystemer.

Alle henvendelser ang. arkiv rettes til leder post/arkiv eller postmottaket som igjen tar kontakt med saksbehandler/rådmann for å se om vedkommende har innsynsrett.

Det er kun post/arkiv-personal eller dens stedfortreder som fører post.

Systemansvarlige eller "vanlige" saksbehandlere skal ikke føre post i saksbehandlingssystemet.

Dette for å unngå dobbeltføringer og feilføringer.

Post/arkiv-personalet har fått opplæring i ESAK og på frankeringsmaskina.

De er gitt spesielle tilganger i ESAK.

Post/arkiv-personalet i Snillfjord kommune:

Leder post/arkiv

Saksbehandler post/arkiv - Servicekontoret

Stedfortreder post/arkiv-ansvarlig: Møtesekretær eller leder for post/arkiv

Kommunalsjef helse/personal er overordnet for leder post/arkiv

Øverste leder for arkiv: Rådmann

FAGSYSTEMER

I fagsystemene er det leder eller andre med gitte tillatelser som fører journaler.

Arkivlokaler

Hovedarkivet er lokalisert i kjelleren på rådhuset.

Her finnes også arkiv for økonomi, ppt, skole, psykisk helse og møtebøker. Dette arkivet er lokalisert i kommunens "tilfluktsrom".

Landbruksarkivet finnes ved Kommunestyresalen. Her er også det tidligere tekniske arkivet.

Snillfjord Omsorgssenter har et eldre pasientarkiv som er ryddet for deponering til IKA.

Enhetene utenfor rådhuset innehar et "arbeidsarkiv" som makuleres når de ikke lengere er aktuelle.

Inndeling av arkiv

I sak- og arkivsystemet som Snillfjord bruker, ESAK er inndelingen av arkiv slik:

Personalmapper, klientmapper, elevmapper, barnehagemapper, pasientjournaler og andre som omhandler personer er organisert på etternavn.

Byggesaker tilknyttet gård og bruksnummer er organisert etter gnr og bnr.

Politiske saker er organisert etter K-koder (emne)

Standard saker er organisert etter K-koder (emne)

Økonomiske saker er organisert etter K-koder (emne)

Reguleringsplaner er organisert etter gnr og bnr

Overføring av enheter til andre kommuner i forbindelse med kommunereformen etter vertskommuneavtale.

Helsesøstertjenesten i Snillfjord - denne tjenesten er fordelt på Heim, Orkland og Hitra pr. januar 2018

Ven oppvekstsenter - denne enheten er overført til Hemne kommune pr. oktober 2018

Bolig Sunde - overført Hitra kommune pr. januar 2019

Norskopplæring for innvandrere deles lik deling av Snillfjord kommune fra skoleåret 2019/2020